Durch das Zentralarchiv für Patientenakten werden patienten- und fallbezogene Papierdokumente, die durch die klinischen und administrativen Bereiche der MHH an das ZPA weitergereicht werden, digital verarbeitet und als elektronische Kopie im Dokumentenmanagementsystem ALIDA (Arzt- und Leistungsstellen unterstützendes Informationssystem der elektronischen Dokument-Archivierung) rechtssicher Langzeit archiviert.

Da der Digitalisierungsprozess unter hohen Qualitätsstandards und unter Berücksichtigung aller rechtlichen und datenschutzrechtlichen Aspekte erfolgt, kann das Original-Papierdokument nach Vorliegen seiner entsprechenden digitalen Kopie datenschutzgerecht entsorgt werden.

Die Art und Weise, in der im ZPA eine digitale Kopie erzeugt wird, erfüllt außerdem die von GCP, CDISC und FDA formulierten Anforderungen an eine "certified copy", sodass die so erzeugte digitale Kopie auch als Quelldokument für klinische Studien verwendet werden kann.

Sollten Patientendokumente, die zur Bearbeitung anstehen, vor der vereinbarten Verarbeitungsfrist benötigt werden, kann eine bevorzugte Verarbeitung in Einzelfällen beim ZPA über zpa-auftrag@mh-hannover.de angefordert werden.

Neben dem Einrichten und Pflegen von Benutzerkonten und dem Erteilen von Zugriffsrechten steht das ZPA auch für alle Fragen und Anregungen, die sich aus der Nutzung von ALIDA ergeben, sowie bei Vorliegen von Schulungsbedarf zur Verfügung.

Das ZPA unterstützt die wissenschaftlich Recherchierenden durch Erstellen von elektronischen Postkörben, in denen die auszuwertenden Patientendokumente bereitgestellt werden.