Grundlegendes zum Datenmanagementplan

Ein Datenmanagementplan (DMP) beschreibt den Umgang mit Forschungsdaten innerhalb eines Forschungsvorhabens. In der Regel werden dabei die Themen adressiert

  • welche Daten im Vorhaben anfallen und wie sie gesamelt, generiert oder nachgenutzt werden,
  • wie sie beschrieben werden,
  • wie sie verarbeitet und gespeichert werden,
  • wie sie archiviert und nachgenutzt werden,
  • und welche Ressoucen dafür benötigt werden.

Die Anfertigung eines DMP ist schon parallel zur Projektplanung bzw. Antragsstellung sinnvoll und wird zunehmend von Förderern gefordert.

Die Erstellung eines DMP muss auch nicht aufwändig sein und hilft Ihnen den Überblick zu bewahren, Risiken wie Datenverlust, den Vorwurf wissenschafltichen Fehlverhaltens, Datenschutzverletzungen oder Ärger um Verwertungsrechte zu vermeiden. 

Für die konkrete Erstellung eines Datenmanagementplans haben wir Ihnen nachfolgend eine kurze Liste von Empfehlungen und weiteres Material zusammengestellt. Sollten noch Fragen oder Unterstützungsbedarf offen bleiben, kontaktieren Sie uns gern. 

Empfehlung zur DMP-Erstellung

  • Planen Sie Ihr Forschungsdatenmanagement (FDM) frühzeitig, d.h. bereits vor der Datenerhebung, um gesetzliche Vorgaben und Richtlinien erfüllen zu können. Überlegen Sie, welche Gesetzte und Richtlinien für Ihr FDM relevant sind. Benötigen Sie ein Ethikvotum oder eine Einwilligung von Studienteilnehmern?
  • Durchdenken Sie Ihre Strategie zur Datenerhebung. Welche Daten werden in welcher Qualität benötigt, um die Forschungsfragen zu beantworten? Listen Sie die verschiedenen Datentypen auf, die Sie im Projekt erwarten. Für jeden Datentyp: Werden diese Daten wiederverwendet, erhoben oder durch Geräte erzeugt? Wie? Welche weiteren Verarbeitungsschritte sind erforderlich? Wie können Sie eine angemessene Datenqualität sicherstellen und überwachen?
  • Planen Sie pro Datentyp die zu verwendenden Werkzeuge/Dienste. Berücksichtigen Sie auch, wie die Daten während des Projekts sowie langfristig gespeichert, abgesichert und bewahrt werden. Berücksichtigen Sie mindestens: Hat ein Datentyp ein Volumen, das sich mit den verfügbaren Standard-IT‑Systemen Ihrer Einrichtung nicht vernünftig bewältigen lässt? Falls etwas ausfällt: Haben Sie eine Sicherung (Backup)? Wer benötigt Zugriff auf die Daten? Sollte der Zugriff über eine Benutzerkennung o.Ä. abgesichert sein? Wie können Sie eine langfristige Verfügbarkeit relevanter Daten realisieren? Ihre Einrichtung hat möglicherweise Vorgaben, wo Daten gespeichert werden dürfen und bietet passende Dienste.
  • Erstellen Sie eine ausführliche Dokumentation in Form von Metadaten. Notieren Sie alle Informationen, die ein Forscher wie Sie benötigen würde, um Ihre Daten zu finden, zu verstehen, darauf zuzugreifen und sie zu nutzen. Vervollständigen Sie diese Metadaten im Laufe des Projekts. Am Ende sollten mindestens folgende Angaben vorliegen: Eine schriftliche Erläuterung der Daten: Was bedeuten diese? Angaben zum ursprünglichen Erhebungszweck; Falls zutreffend: Informationen zu genutzten Methoden/Verfahren bei der Erhebung/Erstellung der Daten; Informationen zu den Urheber:innen; Datum bzw. Zeitraum der Erstellung; Struktur der Daten (Aufbau, Formate); Falls zutreffend: nötige Software oder Werkzeuge, um mit den Daten zu arbeiten.
  • Überlegen Sie, welche Standards und offenen Dateiformate für Daten und Metadaten in Ihrem Projekt sinnvoll sind. Sind Sie zuversichtlich, dass Sie Ihre Daten in diesem Format in zehn Jahren noch verwenden können? Wenn Sie standardisierte Werkzeuge Ihrer Einrichtung nutzen, ist dieser Punkt möglicherweise unkompliziert. Auch Community‑Standards oder Empfehlungen von Datenrepositorien zur Veröffentlichung bestimmter Datentypen, sind gute Optionen.
  • Falls zutreffend, d.h. falls die Gefahr von chaotischen Arbeitsverzeichnissen besteht (insbesondere bei geteilten Verzeichnissen), machen Sie sich über Ordner‑ und Benennungsstrukturen, Regeln zum Entfernen veralteter Daten usw. Gedanken.
  • Klären Sie, unter welchen Bedingungen Sie welche Daten teilen wollen. Können diese Bedingungen mit gängigen Lizenzen ausgedrückt werden? Wenn es Daten gibt, die nicht geteilt werden können: Warum nicht? Falls zutreffend, adressiert die Einverständniserklärung das Teilen von Daten? Wollen Sie sich eine Embargofrist beim Teilen/Veröffentlichen der Daten einräumen, z.B. bis Ihre eigene Publikation oder eine Abschlussarbeit erschienen ist?
  • Definieren Sie Verantwortlichkeiten, Rollen und nötige Ressourcen. Überlegen Sie, wer für welche Datenmanagement-Aufgaben verantwortlich ist, z. B. Datenerhebung, Qualitätskontrolle, Publikation, und welche Ressourcen für diese Aufgaben benötigt werden (Geld, Zeit, Werkzeuge, Autorität). Was passiert, wenn eine dieser verantwortlichen Personen Ihre Einrichtung verlässt, haben Sie ein Problem?
  • Schreiben Sie Ihre Pläne zu den oben genannten Aspekten auf. Das ist Ihr Datenmanagementplan (DMP). Halten Sie diese Informationen aktuell. Setzen Sie sich ggf. regelmäßige Termine für die Selbstkontrolle, z.B. zur Überprüfung und Verbesserung Ihrer FDM-Prozesse und zur Aktualisierung Ihres DMP.
  • Wenn Sie verpflichtet sind, einen Datenmanagementplan einzureichen (z.B. bei einem Förderer), macht es Sinn dessen Vorlagen/Fragenkataloge usw. zu nutzen. 

Material

Auf der Webseite forschungsdaten.info finden Sie einige weiterführende Informationen. 

 

Fragenkataloge

Fragenkataloge können helfen, an typische wichtige Fragen zu denken oder gezielt alle vorgegebenen Fragen eines Förderers zu adressieren. Empfehlenswert als kompakte Fragenkataloge sind 

 

Tools

Es gibt Tools, die bei der Erstellung von DMPs helfen können. Dort arbeiten Sie sich durch strukturierte Eingabemasken und es sind mitunter maßgeschneiderte Fragenkataloge und Templates für bestimmte Förderer vorhanden. Die Verwendung solcher Tools ist Geschmackssache und vermutlich eher bei umfangreicheren DMP-Templates sinnvoll, z.B. für manche EU Förderlinien. Bei forschungsdaten.info finden Sie eine gute Übersicht. Mit Ihrer MHH-Kennung haben Sie die Möglichkeit das Tool RDMO (unter dem Namen GRO Plan) über die Academic Cloud zu nutzen.